Som udlejer er det vigtigt at have styr på forbrugsregnskaberne, da det er afgørende for, om der kan kræves efterbetaling af aconto fra lejer – både årligt og ved lejers fraflytning.
I denne artikel bliver du klogere på lovgivning og frister vedrørende forbrugsregnskaber for udlejningsboliger under den private lejelov, hvordan der udarbejdes et korrekt forbrugsregnskab samt krav til straksopgørelse af forbrug til flytteopgørelse ved lejers fraflytning.
Forbrugsafregning med lejer
De forbrugsudgifter, som udlejer kan få dækket af lejer, inkluderer den faktiske udgift til varme, vand og evt. el. Det er ligeledes tilladt at opkræve udgift til energimærke i varmeregnskabet, mens det derimod ikke er tilladt at medtage driftsudgifter i regnskaberne, da disse skal indeholdes i huslejen. Dvs., at f.eks. opvarmning af fællesarealer skal medregnes i huslejen.
Varmeforbruget skal fordeles ud fra henholdsvis et fast forbrug baseret på lejemålets areal og et variabelt forbrug baseret på måleraflæsninger. Det er dog også vigtigt at huske, at lejer har krav på reduktion (rabat) i varmeudgiften, hvis lejemålet har større varmetab end resterende lejemål. Dvs., at lejemål beliggende øverst eller i siderne af boligblokke typisk har krav på at få rabat i varmeudgiften, således at deres forbrugsudgift ikke overstiger udgiften for lignende lejemål med mindre varmetab andre steder i ejendommen. Denne rabat skal fremgå af forbrugsregnskabet.
Vandforbruget må kun afregnes på baggrund af individuelle måleraflæsninger for hvert lejemål, således at forbrugsudgiften stiger, hvis der f.eks. bor flere i lejemålet. Findes der ikke individuelle målere på lejemålet, skal udgiften til vand være indeholdt i huslejen eller medregnes som en driftsudgift i omkostningsbestemt husleje.
Findes der både vand- og varmemålere i lejemålet, vil de fleste lejere betale aconto vand og varme til udlejer, som så afregner med forsyningsselskaberne, mens et mindretal af danske lejere afregner direkte med forsyningsselskaberne for både el, vand og varme.
Når der betales et månedligt beløb i aconto, er dette enten baseret på det gennemsnitlige forbrug for en almindelig dansker eller fastsat ud fra tidligere lejers forbrug i samme bolig. Dette resulterer naturligvis også i, at det egentlige forbrug sjældent stemmer overens med, hvad der betales i aconto – og derfor skal udlejer enten betale en del af aconto-betalingerne tilbage til lejer eller opkræve lejer for resterende forbrug. Det er dog vigtigt at være opmærksom på, at den samlede acontoopkrævning ikke må overstige den forventede samlede udgift.
Hvis det efter 1 eller 2 år med den samme lejer er tydeligt, at denne lejer altid betaler enten for meget eller for lidt i aconto, så er det derfor også en god idé at snakke med lejer og finde ud af, om I kan justere aconto-betalingerne, så de stemmer bedre overens med det egentlige forbrug. Det vil oftest være i både udlejer og lejers interesse at ramme forbruget så godt som muligt, så ingen skal af med efterbetaling.
Vidste du at…
Lejere skal have adgang til månedlige forbrugsdata fra den 1. januar 2022?
Men for at udlejer overhovedet kan opkræve lejer for efterbetaling af resterende forbrug, så er det vigtigt, at der er styr på forbrugsregnskaberne, da det er den afgørende faktor, som huslejenævnene kigger på, hvis lejer gør indsigelse mod forbrugsregnskabet.
6 regler til det korrekte forbrugsregnskab
Lejeloven er tydelig omkring, hvad et forbrugsregnskab skal indeholde, og udlejer kan derfor nemt finde informationer, som gør det muligt at udarbejde gyldige forbrugsregnskaber. Uanset er det dog altid bedre at udarbejde ugyldige forbrugsregnskaber end slet ikke at sende regnskaber til lejer.
Et korrekt forbrugsregnskab skal indeholde nogle punkter, som er angivet i lejelovens §38. Af §38 fremgår det, at forbrugsregnskabet skal indeholde:
- Lejerens andel af de samlede forbrugsudgifter (i enheder og kroner/øre)
- Oplysninger om lejerens muligheder for at gøre indsigelse mod forbrugsregnskabet inden for 6 uger fra modtagelse
- Oplysning om tidspunktet for udlejers modtagelse af opgørelsen fra forsyningsselskabet, såfremt forbrugsregnskabet først udleveres til lejer efter 4-måneders fristen
Indeholder forbrugsregnskabet ikke dette, er det ugyldigt, og lejer er derfor ikke tvunget til at betale efterregning af forbrug, før udlejer har fremsendt et nyt og gyldigt regnskab. Et evt. nyt forbrugsregnskab skal være udleveret til lejer inden for den oprindelige udleveringsfrist for at være gyldigt.
Som udlejer skal du bruge opgørelserne fra forsyningsselskaberne, når du udarbejder forbrugsregnskaber, men det er altså ikke nok at videresende dem direkte. Det er nemlig vigtigt at være opmærksom på, at f.eks. oplysning om muligheden for indsigelse ikke fremgår af opgørelsen fra forsyningsselskabet.
Tip!
Det er en god idé at tilføje noget visuelt i forbrugsregnskaberne, så lejer har lettere ved at forstå dem.
Det kan eventuelt være en sammenligning år-til-år eller en sammenligning med forbruget for en gennemsnitlig dansker. Det bidrager til færre spørgsmål og mindre utilfredshed fra lejer.
Når udlejer har udarbejdet gyldige forbrugsregnskaber og sendt dem til lejer inden fristen, så har lejer som sagt 6 uger til at gøre skriftlig indsigelse mod opgørelsen. Lejer kan f.eks. gøre indsigelse mod forbrugets niveau, de faste andele af forbruget, forbrugsudgiften eller lignende. Det kan dog være svært for lejer at få medhold i en sag om, at regningen er for høj, hvis der foreligger gyldige måleraflæsninger.
Først og fremmest er det vigtigt at nævne, at udlejer ikke blot kan udarbejde ét samlet forbrugsregnskab over alle aconto-poster. Det er vigtigt, at der udarbejdes et forbrugsregnskab for hver type forbrug, og det vil typisk betyde, at der skal et vandregnskab og et varmeregnskab, mens el oftest afregnes direkte mellem lejer og forsyningsselskab.
Derudover er det også vigtigt, at lejer kun modtager opgørelse for den periode, som lejer har boet i lejemålet. Sker der derfor et skift mellem lejere i forbrugsåret, så skal disse lejere modtage hvert deres individuelle forbrugsregnskab for netop deres lejeperiode. Har der derfor været 4 forskellige lejere i lejemålet i løbet af ét forbrugsår, så skal der udarbejdes 4 forbrugsregnskaber.
Udarbejdes der ikke individuelle forbrugsregnskaber for hvert afholdt forbrug til hver enkelt lejer, vil forbrugsregnskabet være ugyldigt.
Når forbrugsåret afsluttes, skal udlejer eller målerfirma aflæse målere så tæt på forbrugsårets slutdato som muligt med henblik på at fastslå lejers forbrug i regnskabsperioden samt afregne for meget eller for lidt indbetalt aconto til udlejer i det forgangne forbrugsår.
I dag aflæses målere på 3 forskellige måder afhængigt af, hvornår måleren er fra. Enten skal de aflæses manuelt på stedet, automatisk via fjernaflæsning eller via en radioforbindelse, som overfører målernes registreringer, når man kører forbi adressen.
Vidste du, at alle målere, der opsættes d. 25. oktober 2020 eller senere skal kunne fjernaflæses?
Efter regnskabsåret afslutning har udlejer som udgangspunkt 4 måneder til at udlevere et gyldigt forbrugsregnskab til lejer for enten at kræve efterbetaling fra lejer eller informere lejer om, at de har betalt for meget. For varmeregnskaber, der fordeler fjernvarmeudgifter, kan fristen dog forlænges med 3 måneder, hvis udlejer modtager varmeopgørelsen mere end 1 måned efter regnskabets termin. Det sikrer udlejer mod at overskride fristen for udlevering af forbrugsregnskab til lejer, hvis forsyningsanlægget bliver forsinket med at fremsende forbrugsopgørelserne til udlejerne.
En af de væsentligste faktorer ved forbrugsregnskaber er regnskabsåret. Er regnskabsåret ikke specificeret i lejekontrakten, betyder det, at det løber fra 1/6-31/5. Er udlejer ikke klar over dette, risikerer udlejer at levere forbrugsregnskaberne til lejer for sent, og så er det ikke tilladt at kræve efterbetaling fra lejer.
Forbrugsregnskaber for fjernvarme og naturgas skal have samme regnskabsår som forsyningsselskabets årsopgørelse (f.eks. 1/1-31/12 i stedet for 1/6-31/5), og dette skal derfor angives i lejekontraktens §5. Terminen for vandregnskab må gerne rykkes, så den følger varmeregnskabet, også selvom det betyder, at det ikke følger årsopgørelsen fra vandværket. Udlevering af vand- og varmeopgørelserne skal dog ikke nødvendigvis følge hinanden.
Angives forbrugsårets start ikke korrekt i lejekontrakten, risikerer udlejer at udlevere forbrugsregnskabet for sent, og er forbrugsregnskabet stadig ikke udleveret 2 måneder senere end den oprindelige frist, så har lejer faktisk ret til at stoppe sine aconto-betalinger, indtil der foreligger et gyldigt forbrugsregnskab.
Terminen for forbrugsregnskaber kan ændres af udlejer ved 6 ugers varsel til lejer, hvilket ikke umiddelbart kræver ændringer i lejekontrakten, såfremt varslingen kan dokumenteres.
Når et forbrugsregnskab er ugyldigt – hvad enten det skyldes, at udlejer har lavet vand- og varmeregnskab som ét regnskab, at forbrugsregnskabet er udleveret for sent, eller det ikke indeholder de nødvendige punkter – så skal der fremsendes et nyt og gyldigt regnskab inden for den oprindelige frist. Fremsendes der ikke et nyt forbrugsregnskab til lejer, inden fristens udløb, har udlejer ikke krav på efterbetaling af aconto, hvis forbruget har oversteget det forudbetalte beløb.
Kan lejer kræve aconto tilbagebetalt pga. manglende forbrugsregnskab?
Det er en udbredt misforståelse, at lejer kan kræve sine aconto-betalinger tilbagebetalt, hvis udlejer ikke har fremsendt et gyldigt forbrugsregnskab inden fristens udløb. Så længe udlejer kan dokumentere at have afholdt udgifter til lejers forbrug i lejeperioden, vil udlejer altid have krav på at beholde forudbetalt forbrug.
Det ses dog også af retspraksis, at hvis udlejer ikke kan fremvise gyldig dokumentation for at have afholdt udgifter, så vil lejer få medhold i sagen, og udlejer skal derfor tilbagebetale alt forbrug.
Dét, at udlejers dokumentation er nok, betyder dog ikke, at udlejer kan lade være at lave forbrugsregnskaber. Der er nemlig altid risiko for, at forudbetalt forbrug er sat for lavt, så lejer skylder udlejer penge for forbruget – og denne efterregning kan udlejer som sagt ikke opkræve lejer for, medmindre der foreligger et gyldigt forbrugsregnskab, inden fristens udløb.
Har lejer betalt for meget i forbrug, har udlejer to muligheder for tilbagebetaling; overførsel til lejers nemkonto eller modregning i huslejen. Det er dog vigtigt, at lejer modtager tilbagebetalingen ved førstkommende huslejebetaling efter modtagelsen af forbrugsregnskabet.
De fleste udlejere vælger at modregne det overskydende forbrug i huslejen, således at lejer betaler tilsvarende mindre i husleje første måned efter, at lejer har modtaget forbrugsregnskabet.
Har lejer omvendt betalt for lidt i aconto, har udlejer ikke samme krav på at få pengene tilbagebetalt med det samme. Skal lejer betale en efterregning for forbrug, må udlejer først opkræve det sammen med huslejen mindst en måned efter, at lejer har modtaget forbrugsregnskabet. Det er derfor ikke nødvendigvis den førstkommende huslejebetaling efter modtagelsen, da der mindst skal være gået en måned. Har lejer derfor modtaget forbrugsregnskabet d. 5. i en måned, vil der gå næsten 2 måneder, før udlejer kan opkræve lejer for efterregningen.
Overstiger efterbetalingen af forbrug 3 måneders husleje, må udlejer ikke kræve det fulde beløb på én huslejeopkrævning, men i stedet har lejer krav på at få betalingen delt i 3 rater fordelt på 3 huslejeopkrævninger.
Naturligvis vil lejer være utilfreds, hvis forbrugsregnskabet er ugyldigt, og det er derfor vigtigt, udlejer er opmærksom på at huske alle de nødvendige punkter. Er forbrugsregnskabet ugyldigt, så har lejer, som beskrevet, ikke pligt til at betale en eventuel efterregning, og ligeledes må lejer faktisk stoppe sine aconto-betalinger, indtil der foreligger et gyldigt forbrugsregnskab, hvis dette er mere end 2 måneder forsinket udover den oprindelige frist for udlevering.
Er lejer alligevel utilfreds, så har lejer ret til at gøre indsigelse senest 6 uger efter modtagelse af forbrugsregnskabet. Som beskrevet tidligere, så er det udlejers pligt at oplyse lejer om denne mulighed i forbrugsregnskabet.
Gør lejer indsigelse mod forbrugsregnskabet, skal det ske skriftligt og være grundigt begrundet. En indsigelse er altså ikke gyldig, hvis lejer blot ytrer sin utilfredshed med beløbet.
Har lejer dog foretaget en gyldig indsigelse, og ønsker udlejer at fastholde sit krav, så har udlejer pligt til at indbringe sagen for huslejenævnet inden for 6 uger efter lejers indsigelsesfrist er udløbet – dvs. 12 uger efter lejers modtagelse af forbrugsregnskabet. I en sådan situation vil huslejenævnet afgøre uenigheden. Er udlejer derimod enig med lejer i indsigelsen, så kan det løses uden inddragelse af advokater.
Straksopgørelse til forbrugsregnskab ved fraflytning
Flytter lejer fra lejemålet midt i regnskabsåret, så er det muligt at bestille en straksopgørelse over forbruget hos målerfirmaet, så lejer enten kan blive opkrævet for ubetalt forbrug eller tilbagebetalt for overskydende forbrug.
Det er ikke et krav at lave en straksopgørelse over forbruget, da den endelige afregning først kan ske, når forbrugsåret afsluttes. Den foreløbige straksopgørelse er derfor blot en fordel, så udlejer ikke risikerer at få problemer med at opkræve for en eventuel efterregning.
Vælger udlejer at bestille en straksopgørelse ved lejers fraflytning midt i lejeperioden, så er det vigtigt at være opmærksom på, at de fleste forsyningsselskaber tager et gebyr for at foretage en straksopgørelse. Dette gebyr er nemlig udlejers omkostning, medmindre det er noteret i §11 i lejekontrakten, at lejer hæfter for gebyrer i forbindelse med aflæsning af vand og varme, hvis lejer flytter midt i en regnskabsperiode.
Straksopgørelsen over forbrug skal udleveres til lejer i forbindelse med fraflytning, men det tager ofte længere tid for målerfirmaerne at udarbejde denne end udlejers frist for udlevering af flytteopgørelse. Derfor har du som udlejer mulighed for at tilbageholde f.eks. 1.000 kr. af depositummet til en eventuel efterregning fra forbrugsopgørelseren.
Har lejer brugt mere vand og varme, end der er betalt for, så hæfter lejer for regningen. Har lejer omvendt brugt mindre, end der er betalt for, så skal udlejer sende de overskydende aconto-betalinger til lejer inden for rimelig tid – ligesom ved udbetaling af overskydende depositum.
Det er dog vigtigt at gøre lejer opmærksom på, at straksopgørelsen er foreløbig, og at der vil foreligge et endeligt forbrugsregnskab, når regnskabsåret er afsluttet. Har lejer derfor allerede betalt en efterregning, betyder det ikke, at lejer ikke skal betale endnu en efterregning, hvis det viser sig, at forbrugspriserne er steget eller lignende. Ligeledes er udlejer selvfølgelig også forpligtet til at betale overskydende forbrug tilbage til lejer af to omgange, hvis der udarbejdes en straksopgørelse.
Har du brug for hjælp for hjælp til dit forbrugsregnskab?
Artiklen er skrevet i samarbejde med Brunata, som er Danmarks førende virksomhed inden for udarbejdelse af forbrugsopgørelser til udlejere og lejere. Derudover yder Brunata også den service, at de hjælper med besvarelse af lejers spørgsmål til forståelse af forbrugsregnskaberne, hvis du som udlejer ønsker dette.
Mette Schleicher Pedersen
Konsulent, forbrugsregnskab, ved Brunata
