Lovgrundlag og praksis for flyttesyn og -rapporter var temaet på en god dag hos Høgh & Sønberg, hvor professionelle udlejningsfolk mødtes til inspiration og vidensdeling. I artiklen her deler vi ud af de vigtigste tips, der blev delt på dagen.
Arbejder man med udlejningsejendomme, kommer man ikke uden om vigtigheden af dokumentation ved ind- og fraflytningssyn. Det giver tryghed for lejer såvel som udlejer – ikke mindst økonomisk. Lovgivningen ændrer sig løbende, og der kommer nye digitale redskaber til, som gør det lettere at skabe en strømlinet proces for flyttesyn blandt alle medarbejdere.
Høgh & Sønberg inviterede i september til en workshop for synsfolk, ejendomsadministratorer og samarbejdspartnere med netop flyttesynet i fokus.
BoligPortal var med på dagen for at tale om værktøjet Digitalt Flyttesyn og gennem en nær kundedialog komme endnu tættere på anvendelsen af værktøjet i praksis.
Nedenfor gennemgår vi dagens væsentligste pointer for dem, der arbejder professionelt med flyttesyn.
Billeddokumentation er vigtigere end nogensinde
Når en lejer flytter ind eller ud af et lejemål, er der en række krav at være opmærksom på i forhold til lejeloven – bl.a. regler om ind- og fraflytningssyn og udarbejdelse af flytterapporter.
Netop jura var omdrejningspunktet i dagens første oplæg af advokat og partner Martin Sohn, TVC Advokatfirma. Her blev deltagerne klogere på væsentlige paragraffer og praksis sammen med konkrete eksempler på domfældelse i tidligere sager.
Martin Sohn lagde særligt vægt på, at billeder gennem de senere år spiller en større rolle.
”Selvom der ikke er lovmæssige krav om billeddokumentationen, ser vi i stigende grad, at sager i huslejenævnet bliver afgjort på baggrund af billeder. Har man dokumentationen i orden med billeder af tilstrækkelig kvalitet – og helst i god belysning – er man væsentligt bedre stillet, hvis der skulle opstå tvister og tvivlsspørgsmål mellem udlejer og lejer,” fortæller Martin Sohn.
Med det rette værktøj til at strømline sine flyttesyn bliver det lettere at overholde kravene og sikre dokumentationen med detaljerede rapporter.
Flyttesyn skal være nemt, digitalt og sikkert
En af deltagerne på workshoppen var Dorthe Lindholm Jensen, der til dagligt udfører flyttesyn, og gennem det seneste års tid har været flittig bruger af BoligPortals Digitale Flyttesyn.
Et gratis og brugervenligt værktøj med en app til udarbejdelse af ind- og fraflytningsrapporter, som gør udlejningen professionel, overskuelig og sikker.
”For os, der var glade for den gode gamle flytterapport i papir, så er det dejligt at opleve, hvor let det er at lave en digital flytterapport. Jeg er superglad for at bruge BoligPortals Digitale Flyttesyn – og det giver en tryghed for alle parter, at al dokumentation og fotos er samlet til eventuel senere brug,” lyder det fra Dorthe Lindholm, administrator, Høgh Administration.
Det skaber tryghed at have styr på dokumentationen
Dagens anden oplægsholder, Jørgen Martinussen, Key Account Manager hos BoligPortal, understreger vigtigheden i, også på lang sigt, at have styr på dokumentationen og lovkrav. Det kan nemlig koste dyrt, hvis udlejer går med salgstanker, og indflytningsrapporterne ikke er korrekte.
”Hvis der er tvivl om, hvorvidt indflytningsrapporterne overholder vilkårene i lejeloven, kan det koste udlejer rigtig mange penge ved et eventuelt salg af ejendomsporteføljen, da køber så ikke nødvendigvis vil medregne lejernes depositum i købesummen,” siger Jørgen Martinussen.
Jørgen delte ud af gode råd og demonstrerede, hvordan BoligPortals værktøj gør det muligt at dokumentere med billeder og beskrivelser i appen – og sørge for, at rapporterne udarbejdes og opbevares efter alle gældende regler.
Fra kontoret er det let at oprette et syn og delegere til den synsansvarlige, der via værktøjets app udfører syn på stedet og noterer fejl og mangler.
”I dag blev jeg mindet om muligheden for at tale i telefonens diktafon i stedet for at skrive alt ned ved synet. Dén smarte idé var gået helt i glemmebogen,” tilføjer Dorthe Lindholm med reference til et af Jørgens bedste tips til flyttesyns-appen:
De 5 bedste tips til Digitalt Flyttesyn:
- Upload billeder i appen og markér med røde cirkler på dem for at tydeliggøre, hvor der er fejl i lejemålet – f.eks. en ridse i bordpladen eller et hak i gulvet.
- Brug diktafonen: Når du står på lejemålet, kan du indtale din iagttagelse, og så skriver telefonen det automatisk ned.
- Du kan sætte den overordnede stand på lejemålet til at være f.eks. ”god” – det slår igennem alle steder, så du sparer tid og kun skal udfylde de steder, hvor andet er gældende.
- Tilføj din virksomheds logo til rapporten. På den måde fremstår den professionel og mere personlig med dit virksomhedsnavn.
- Du får besked, når lejer har klikket på og åbnet dit link med rapporten. Det kan du bruge som dokumentation for, at de har modtaget og set rapporten.
Jørgen Martinussen, BoligPortal, viser, hvordan der kan laves gyldige flytterapporter med BoligPortals værktøj Digitalt Flyttesyn
